Paris, 1 Septembre, 2006 - Dans le cadre de la rénovation de ses agences à l'échelle nationale, le groupe BNP Paribas a choisi BuildOnline pour mettre en place une solution collaborative de gestion et de partage des documents pour l'ensemble des acteurs internes et externes de ses projets. En parallèle, BNP Paribas et BuildOnline ont collaboré pour développer le nouveau module « Portefeuille de Projets »

Le programme immobilier « Accueil & Services » de BNP Paribas
Dans le cadre de ce programme immobilier de transformation et de rénovation de ses 2,200 agences en France, le Groupe BNP Paribas a souhaité mettre en place un espace documentaire partagé entre tous les acteurs du projet immobilier.

Les objectifs de BNP Paribas et les challenges de BuildOnline
Pour mener à bien le programme « Accueil & Services », dans le respect des plannings et des délais, BNP Paribas a organisé un appel d'offres afin de mettre en place une solution collaborative de gestion et de partage des documents pour l'ensemble des acteurs internes et externes impliqués dans leurs projets.

Les deux objectifs de cette gestion électronique de documents étaient de pouvoir :
- mettre à la disposition de l'ensemble des acteurs du projet une documentation à jour (plans, comptes-rendus, présentations, etc.)
- accélérer les échanges entre les équipes internes (environ 300 collaborateurs), les maîtres d'œuvre, les entreprises ...

BNP Paribas a choisi la solution BuildOnline en Août 2005.

« BuildOnline nous apporte un classement simplifié, un partage des documents sans contraintes géographiques et sans limites de taille (500 000 documents stockés en cible), ainsi qu'une plus grande efficacité dans les échanges d'informations », explique Benoit Spaety, Responsable des Services Immobiliers, IMEX Services Immobiliers, chez BNP Paribas. « Intégrée dans notre organisation et en totale cohérence avec nos processus internes, la solution BuildOnline nous permet d'améliorer la qualité des chantiers du programme « Accueil & Services ». L'utilisation de la solution contribue également à donner une visibilité globale sur l'avancement des projets et à réduire les délais », conclut-il.

Portefeuille de Projets : Un nouveau module développé en partenariat
En complément de cette solution centrale, BuildOnline et BNP Paribas ont mis en place un partenariat pour développer le nouveau module Portefeuille de Projets.

Ce module est particulièrement adapté aux sociétés qui souhaitent gérer de multiples projets de façon identique selon des processus mis en place par le service qualité, notamment dans des secteurs comme les réseaux de distribution, l'assurance, les banques, etc. C'est pourquoi il a été développé en collaboration avec BNP Paribas, dans le cadre de son projet immobilier de rénovation d'agences. Les fonctionnalités du module Portefeuille de Projets incluent l'automatisation de l'ouverture des nouveaux projets, grâce à des modèles prêts à l'emploi (organisation des documents, rôles et tâches prédéfinis), jusqu'au suivi graphique de l'avancement de tous les projets (heatmap).

Ce module, actuellement en version 3, permet à BNP Paribas de fédérer l'ensemble des éléments relatifs à ses projets immobiliers dans le cadre de la rénovation de ses agences (plans, photos, baux, comptes-rendus de chantier, courrier...) mais aussi de gérer les tâches des différents projets et leur reporting associés.

Des résultats significatifs en moins de six mois
Depuis le 16 janvier 2006, date de livraison de la première version, le module Portefeuille de Projets, a été utilisé pour l'ensemble des projets Accueils & Services. En moins de six mois, les projets de 150 agences ont été intégrés dans l'outil et les 300 projets démarrés avant la mise en place de BuildOnline ont été implémentés dans le système durant l'été 2006.

« La mise en place d'une conduite de projet pragmatique et adaptée à ce type de solution a permis le respect du délai et du budget pour la mise en œuvre » Philippe Cimon, Responsable Organisation et Qualité, IMEX Services Immobiliers, BNP Paribas.

Aujourd'hui, BNP Paribas utilise systématiquement le module Portefeuille de Projets en support de tous les projets qui démarrent.

Notes à l'attention des rédacteurs :
Pour plus d'informations, vous pouvez contacter Franck Meudec au + 33 (0)1 46 29 29 60.

A propos de BuildOnline :
Leader européen des solutions de gestion de documents et de travail collaboratif « On Demand », BuildOnline est en train de changer la façon dont les sociétés partagent leurs informations.

Au contraire des systèmes d'information classiques, qui restreignent la circulation des données au seul périmètre de l'entreprise, les solutions BuildOnline permettent en effet l'échange rapide, organisé et sécurisé des documents, non seulement entre les différentes filiales d'une société, mais aussi avec l'ensemble des acteurs d'un projet.

Conçues sur le concept « On Demand », les solutions BuildOnline peuvent être utilisées sur une période limitée, en fonction des besoins du projet, sans investissement lourd de départ ni achat de matériel. Elles permettent une mise en place ultra-rapide et un retour sur investissement inférieur à un an.

Les solutions sont aujourd'hui utilisées par 35.000 utilisateurs sur 5.000 projets dans plus de 20 pays et sont disponibles en 6 langues.

Parmi les clients bénéficiant des solutions de BuildOnline, on trouve notamment le Musée du Louvre, différents Conseils Régionaux et Généraux, Icade G3A, RFF, le Métro de Londres, BNP Paribas, Serono, Algoé, Séchaud et Bossuyt, Stéreau, Sogea, Petit (groupe GTM), Eiffage, Strabag, Balfour Beatty, Skanska, etc.

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